1. Algemeen

1. Verklaring van termen

• De Stichting: Stichting Multiverse Chronicles.
• Bestuur: Het bestuur van de stichting of een hierdoor bevoegd persoon.
• LARP: Live-Action Roleplay
• Evenement(en): Een LARP evenement of evenementen georganiseerd door de stichting.
• Organisatie: Het bestuur en andere personen die meehelpen met het organiseren van een evenement.
• Deelnemer(s): De natuurlijke persoon die het evenement bezoekt.
• OC: Out of character, buiten het spel.

2. Iedere deelnemer wordt geacht op de hoogte te zijn van dit huishoudelijk reglement. De Nederlandse wetgeving prevaleert over dit huishoudelijk reglement. Tevens prevaleert, tijdens evenementen, de regelgeving van het gebruikte terrein over dit huishoudelijk reglement. Iedere deelnemer wordt geacht zichzelf in kennis te stellen van de geldende regels op het terrein.

3. Beslissingen van het bestuur zijn bindend, tenzij deze in strijd zijn met de Nederlandse wetgeving. Tijdens evenementen zijn beslissingen van de betreffende terreinbeheerders tevens bindend, tenzij deze in strijd zijn met de Nederlandse wetgeving.

4. Bij overtreding tijdens evenementen van de Nederlandse wetgeving met betrekking tot, onder andere, maar niet uitsluitend, fysiek geweld, discriminatie, drugs, drank en onzedelijk gedrag zal aangifte worden gedaan bij de betreffende officiële instanties. Verder worden deelnemers geacht de algemene waarden en normen te respecteren. Het bestuur behoudt zich het recht voor om te bepalen of deelnemers aan evenementen zich zijner inziens aan deze waarden en normen houden. Wanneer het bestuur van mening is dat dit niet het geval is, dan houdt het bestuur zich het recht voor deze persoon zonder verdere opgaaf van redenen de verdere toegang tot het evenement ontzeggen.

2. Deelname Evenementen

1. Eenieder dient, vóór deelname aan een evenement, zich te melden bij de organisatie om zich voor dat evenement in te schrijven, dan wel om een reeds verstuurde inschrijving te bevestigen. Eventueel nog verschuldigde bedragen voor deelname dienen op dat moment voldaan te worden.

2. Het bestuur houdt zich het recht voor eenieder toegang te weigeren tot de evenementen georganiseerd door de stichting, zonder verdere opgaaf van reden. Eveneens behoudt het bestuur zich het recht voor eenieder tijdens een evenement verdere deelname te ontzeggen. In laatstgenoemde geval zal geen restitutie plaats vinden van het deelnamegeld. Eventueel reeds vooruit betaalde evenementen zullen wel worden terugbetaald.

3. De stichting is niet verantwoordelijk voor geestelijke, lichamelijke of emotionele schade opgelopen tijdens evenementen georganiseerd door de stichting.

3. Calamiteiten

1. In het geval van calamiteiten dient altijd het bestuur geïnformeerd en geraadpleegd te worden. Het bestuur draagt zorg voor diverse veiligheidsvoorzieningen, zoals EHBO, beveiliging, brandblusmiddelen, vervoer van zieken en communicatiemiddelen. De stichting draagt geen verantwoordelijkheid voor calamiteiten en eventuele gevolgen daarvan.

2. Het bestuur zal zorg dragen voor een noodplan. Een uittreksel hiervan is ter inzage beschikbaar bij de organisatie. Het noodplan voorziet in procedures waarop teruggevallen wordt in geval van een noodsituatie. Het bestuur kan een noodsituatie afkondigen indien het bestuur dit nodig acht.

3. Wanneer een noodsituatie afgekondigd is, zullen spelleiders het bestuur ten dienste staan om de betreffende situatie in goede banen te leiden. Zij worden dus geacht op de hoogte te zijn van de inhoud van het noodplan.

4. Veiligheid

1. Alle deelnemers dienen ervan op de hoogte te zijn dat er bij LARP speciaal vervaardigde wapens worden gebruikt en dat zij dus ook direct met deze wapens te maken krijgen. Elke deelnemer accepteert het risico dat hij door een dergelijk wapen getroffen kan worden. Deelname aan een evenement geschiedt altijd op eigen risico.

2. Het bestuur zal tijdens het evenement toezicht houden op de veiligheid. Eenieder dient de aanwijzingen, ten aanzien van veiligheid, van het bestuur direct op te volgen. Het bestuur is bevoegd deze verantwoordelijkheid te delegeren naar derden binnen de organisatie.

3. Tijdens een evenement worden de regels ten aanzien van open vuur, vuurwerk en pyrotechniek vastgesteld door het bestuur, in samenspraak met de terreinbeheerder. Eenieder is verantwoordelijk om zichzelf te informeren over de geldende regels van dat moment. De regels van publieke autoriteiten (politie, brandweer) dienen altijd te worden nageleefd.

5. Wapens, bepantsering en diversen

1. Alle LARP-wapens en schilden, die het evenemententerrein mee worden opgenomen, dienen voor aanvang van het evenement door de organisatie te worden gekeurd aangaande veiligheid.

2. De organisatie houdt zich het recht voor om potentieel gevaarlijke objecten, waaronder tevens harde bepantsering, aan een keuring te onderwerpen. Hierbij wordt per voorwerp gekeken naar de functie en veiligheid. Wanneer een deelnemer twijfelt omtrent de veiligheid van een pantser of ander voorwerp, dient hij hierover contact op te nemen met de organisatie.

3. Indien een wapen, schild of ander voorwerp wordt afgekeurd, houdt de organisatie zich het recht voor dit in te nemen voor de duur van het evenement of van het evenemententerrein te (laten) verwijderen. Veiligheidshalve ingenomen voorwerpen kunnen na afloop van het evenement weer worden opgehaald bij de organisatie. Voorwerpen die niet worden opgehaald worden beschouwd als gevonden voorwerpen.

4. Deelnemers aan evenementen worden geacht op de hoogte te zijn van de geldende regels met betrekking tot “veilig vechten” en deze tijdens het gehele evenement toe te passen. Deze regels zijn tijdens het evenement voortdurend van toepassing (ook op OC-gebied). Bij aanvang van het evenement zal door de organisatie uitleg worden gegeven over de op dat moment geldende regels met betrekking tot “veilig vechten” en de toepassing hiervan. Het is de verantwoordelijkheid van elke deelnemer om deze uitleg bij te wonen, of ervoor te zorgen dat hij anderszins op de hoogte is van deze regels. Bij overtreding van deze regels houdt het bestuur zich het recht voor om personen uit te sluiten van verdere deelname aan het evenement.

5. Deelnemers mogen geen huisdieren meenemen naar evenementen. In overleg met het bestuur kunnen, onder eventuele voorwaarden, uitzonderingen hierop gemaakt worden.

6.Schade en/of letsel

1. Eenieder die zichzelf of een ander bewust tijdens het evenement in gevaar brengt zal de toegang tot het evenement worden ontzegd. Eventueel letsel en/of schade zal worden verhaald op de WA-verzekering van de veroorzaker, of op de veroorzaker zelf.

2. Schade aan eigendommen van organisatie en/of spelers, alsmede eigendommen van derden die in bruikleen zijn van organisatie en/of spelers, en die niet kan worden verhaald bij de WA-verzekering van de veroorzaker, zal op de veroorzaker zelf worden verhaald. In deze wordt verlies ook aangemerkt als zijnde schade.

7. Vrijwilligersbeleid

1. Vrijwilligers zullen in overleg met de organisatie hun rechten en plichten vaststellen.

2. Het bestuur behoudt zich het recht voor om zonder opgaaf van reden vrijwilligers te weigeren voor organisatorische of andere functies.

8. Declaraties

1. Declaraties dienen vooraf aangekondigd te worden aan het verantwoordelijke bestuurslid. Deze zal de penningmeester om goedkeuring verzoeken. Zonder deze goedkeuring van de penningmeester behoudt de stichting zich het recht voor de declaratie niet in behandeling te nemen. Declaraties dienen zo spoedig mogelijk na het maken van betreffende kosten ingediend te worden bij het betreffende bestuurslid, of bij de penningmeester. Declaraties aangaande een periode waarvan het boekjaar reeds is afgesloten, worden in beginsel niet meer in behandeling genomen.

9. Gevonden voorwerpen

1. De stichting bewaart gevonden voorwerpen voor de duur van 1 jaar en 1 dag, voor zover dit redelijkerwijs van de stichting verwacht kan worden. Indien zich geen eigenaar voor een voorwerp meldt, wordt deze opgenomen in de inboedel van de stichting, vernietigd of weggegeven.

2. Gevonden voorwerpen kunnen in overleg met de organisatie meegenomen worden naar het volgende evenement.

10. Spelregels

1. Tijdens de Evenementen is steeds de meest recente editie van de spelregels van kracht. De meest recente versie van de spelregels wordt tijdens het Evenement ter inzage aangeboden. Deelnemer wordt geacht op de hoogte te zijn van de voor hun relevante spelregels zoals deze in de betreffende documenten beschreven staan.

2. Omdat een groot gedeelte van het spel en de spelregels gebaseerd is op het vertrouwen van de stichting in de eerlijkheid van deelnemer, wordt het (opzettelijk) niet naleven van de spelregels als zeer ernstig beschouwd. Bij een eerste constatering zal direct een mondelinge waarschuwing worden gegeven door de spelleiding en zal deze waarschuwing worden opgenomen in de administratie. Vervolgens kan de stichting besluiten deelnemer verdere deelname aan het evenement te ontzeggen.

11. Klachtenprocedure

1. Indien een deelnemer niet tevreden is over de service van de stichting en een klacht wenst in te dienen is een deelnemer verplicht om deze klacht zo spoedig mogelijk te melden bij het bestuur. Dit kan via het contactformulier op de website van het evenement. Hierbij heeft het bestuur in ieder geval de volgende informatie nodig, zodat het bestuur het probleem goed kan behandelen:

• OC naam
• Email adres
• Het woord “klacht” in de omschrijving